Gedanken-Tüdelüt (27): Die Sache mit dem Warten auf E-Mails
Seit einer ganzen Weile schon wollt ich von meinem E-Mail-Konstrukt erzählen, weil ich glaube, dass das ziemlich gut ist. Und wenn etwas gut ist, warum sollte ich das nur für mich behalten? Eben. Die Welt ein bisschen besser machen und wenn es eben nur E-Mails sind – es sollte viel mehr Menschen geben, die das gleiche Ziel haben.
Ich nutze seit Jahren schon GMail, vorzugsweise im Browser. Ich hab probier immer wieder mal ein paar Clients aus, aber GMail schafft es einfach immer wieder durch Kleinigkeiten mich zurück in den Browser zu holen. Sei es nun die komfortable Suche, das schnelle navigieren zu den anderen Diensten oder auch einfach nur das Drag’n’Drop von Labels. Es ist halt schon sehr komfortabel.
Dabei hab ich drei wesentliche Punkte eingerichtet, die vermutlich das Leben von einigen mehr verbessern kann. Zum einen arbeite ich sehr viel mit Filtern, die mir E-Mails von den immer gleichen Adressaten automatisch sortiert, markiert oder anderweitig verwurstet. So habe ich zum Beispiel diverse PR-Adressaten in einen Filter gestopft, der wiederum die E-Mails von denen direkt in ein Label sortiert, markiert und aus dem Posteingang entfernt. Warum?
Weil es zum einen sehr viele Mails sind, die da pro Woche eintrudeln, zum anderen beschäftige ich mich damit nur ein bis zwei Mal die Woche. Ich muss die Mails dafür nicht immer sehen und dadurch unnötig Druck aufbauen, dass ich doch noch so viele E-Mails zu bearbeiten habe. Gleichzeitig ist der Posteingang aufgeräumter und übersichtlicher.
Der zweite Clou ist ein Label, dass an ein Script gekoppelt ist. Dieses Script holt mir sowohl die Mails als auch die PDF-Anhänge aus der Mail und schmeißt sie in einen Ordner in Google Drive. Nutze ich selbst aktuell nur für Rechnungen, sodass ich am Ende des Monats nicht alles abgrasen muss nach irgendwelchen Belegen. Einfach in den Ordner geschaut und alles ist da. Kurz umbenennen, ein bisschen aufbereiten – dann freut sich auch der Steuerberater.
Der dritte Tipp – und der ist so simpel wie ich stolz drauf bin – ist ein Label, in dem ich Mails habe, auf deren Antwort ich warte. Kann man beim Schreiben von Mails direkt auswählen, genauso nachträglich noch per Drag’n’Drop im Gesendet-Ordner tätigen. Das hat keine spezielle Funktion, bringt aber einen wesentlichen Vorteil:
man sieht genau, wo man noch mal nachhaken muss oder was sich womöglich erledigt hat. Und das ist verdammt viel wert.
Ursprünglich hatte ich mir das nur mal beruflich eingerichtet, da man hier dann doch öfter mal nachbohren muss, wenn die Wartezeit länger wird als so mancher Bandwurm. Macht ja auch Sinn, schreibt man hier doch deutlich mehr E-Mails als privat und hin und wieder geht es dabei auch um wesentlich mehr Geld.
Seit ein paar Wochen hab ich mir das nun auch privat eingerichtet und das Ergebnis ist – schockierend. 21 Mails sind bisher unbeantwortet, die älteste aus Mitte April. 5 Monate! WTF?
Ich kann natürlich verstehen, dass nicht jeder sofort auf eine E-Mail reagiert, genauso wie ich haben auch andere ab und an wichtigere Dinge zu tun. Aber eine E-Mail ist nun mal auch kein Brief, den man umständlich auf echtem Papier aufsetzen, mit einer Marke versehen und dann ein paar Tage auf Reisen schicken muss. Für mich schließt die E-Mail genau die Lücke zwischen dem schnellen, persönlichen Gespräch (von mir aus per WhatsApp oder auch persönlich/am Telefon – wobei ja Telefon auch nicht geil ist) und dem umständlichen Brief. Ich würde fast sogar soweit gehen und sagen: alles, was wichtig ist, viel Inhalt hat und noch mal zu einem späteren Zeitpunkt relevant werden kann, sollte ausschließlich per E-Mail kommuniziert werden. Mit nichts anderem.
Gleichzeitig stellt die E-Mail aber auch eine perfekte Lösung für einen Dialog dar. Und da liegt der Kern: Dialog setzt voraus, dass zwei Menschen miteinander kommunizieren. Nicht einer, der dann monatelang auf Antworten warten muss. Zwei. Einer und noch einer.
Schließlich trifft man sich ja auch nicht, der eine erzählt etwas, stellt Fragen, holt Meinungen ein – und der andere geht einfach weg. Das ist nicht nur unhöflich, dass ist respektlos. Hier zeigt sich aber auch ein generelles Problem, dass wir Menschen miteinander haben: das fehlende Vermögen, sich in den anderen hineinversetzen zu können. Denn dreht man den Spieß um und ich brauche mal für eine E-Mail ein paar Tage Antwortzeit, ist das Geheule nämlich groß.
Halten wir also fest: auch in Sachen E-Mail zeigt sich, dass zwei Dinge wichtig sind. Mehr miteinander reden und an andere denken. Dann wär die Welt eine Schönere. Immerhin waren die Tipps gut oder?
Kann natürlich auch sein, dass das mal wieder nur eine Macke von mir ist. Aber hat dafür jemand eine Lösung? Wie handhabt ihr das?
Die Filter und Label sind wirklich Gold wert. Ich handhabe das mit den Mails so, dass ich welche, zu denen ich noch etwas machen/schreiben muss, ungelesen markiere, alle, die erinnern sollen (zB fehlende Antwort/Bezahlung) liegen gelesen im Posteingang. Den gehe ich dann immer mal durch und verteile munter Reminder.
Aussehende Antworten nerven mich vor allem, wenn es Leute einfach nur nicht für wichtig erachtet haben, negative Antworten zu schreiben. Oder ein Update á la “wissen noch nichts Neues, melden uns” zu senden, wenn einen Monat nichts passiert ist oder eine Frist ablief. Aber vermutlich sind dafür die Musik-PRler genervt, dass ich nur so selten antworte und so schließt sich der Kreis… ;)
Sind sie wirklich. Verstehe auch bis heute nicht, warum nicht andere auf das gleiche Prinzip setzen, vor allem weil man sich damit doppelte (und dreifache) Nachrichten in irgendwelchen Ordnern spart. Outlook zB ist ja bekannt dafür, dass es irgendwann unfassbar viel Platz auf der Platte einnimmt.
Auch so einer mit ungelesenen Nachrichten ;) Dann sortierst du deinen Posteingang immer vollständig? Weil man ja dann doch auch mal E-Mails bekommt, die wichtig sind, aber nicht zwingend bearbeitet werden müssen (Zugangsdaten zB).
Ja genau – Feedback ist halt wichtig, vollkommen egal, in welche Richtung. Dann soll halt gesagt werden, dass man kacke ist, hilft ja auch irgendwie weiter. Aber so ganz ignorieren geht einfach nicht. Und Musik-PRler sind sowieso ‘ne eigene Nummer, das sind ja wahre E-Mail-Monster. Beim Erstkontakt geb ich allerdings auch direkt Bescheid, dass eher selten eine Antwort kommt. Für die “kostenlose” Werbung find ich das aber auch schon wieder ok.
Ja, ich versuche den geordnet zu halten (und freue mich immer, wenn ich es unter die 50 Mails-Marke schaffe ;) ). Zugangsdaten kommen in die entsprechenden “wichtig!”-Unterordner sind aber ja eh durch die Suche recht gut auffindbar.
Und bei Musik halte ich das genauso. :)